営業時間内と時間外で使用する設定を効率的に切り替える方法

概要

本記事ではIVRを使って効率的に期間、曜日、時間帯別に使用する設定を変える方法について、以下のような具体例を使って説明します。

●営業時間内だけ電話の応答をするようにしたい

●営業時間外、夏季休業期間は電話が着信しないようにしたい

●営業時間：平日9：00～19：00（定休日：水曜日）

●夏季休業期間：8月13日～8月17日

具体的な作成方法を紹介する前に、今回の設定の作成に必要な要素として、複数のIVR設定の実行順序について説明します。

複数のIVR設定の実行順序

IVR設定が複数ある場合、設定一覧表の上から順に判定されます。

着信があった際、一番上の設定の応答する条件（期間、曜日、時間帯）に適合しなければ、その次の下にある設定が実行されます。もし、その設定に適合しなければその次の下…と、判定される設定は下にある設定に下がっていきます。

よって、もし条件が広い設定を一番上に配置した場合、その設定が優先されて実行してしまうため、下に配置した設定が正しく実行されない可能性があります。

そのため、その設定を実行する場面がピンポイントであればあるほど、設定の一覧表の上部に配置することで、より効率的に設定を使用することができます。

この方法で上記の具体例の設定を配置すると画像のようになります。

この場合、実行する場面が一番ピンポイントな設定は夏季休業期間中の設定のため（最も適合する期間が一番短いため）、一番上に配置します。

メリット

このように設定を配置する最大のメリットは、例えば「営業時間の変更」等で応答する時間帯を変更したい場合、該当する設定のみの変更だけで完了することです。

(例)営業終了時間を18時に変更する

【よくある作成例】

この場合だと営業時間に変更があった場合、3つすべての時間帯の設定を変更しなければならず、作業が煩雑になります。

また、応答する時間帯は5分単位でしか設定できず、この例だと23時56分～23時59分の間はどの設定も適合せず、電話がつながらない状態になります。

さらに、定休日である水曜日が終日どの設定も適合しないため、新たにもう一つ設定を作らなければなりません。