クラウド電話帳のデータを一括インポート・エクスポートする方法
この記事では、クラウド電話帳の連絡先データをCSVファイルで一括インポート（登録）・エクスポート（出力）する手順を説明します。大量の連絡先を効率よく登録したい場合や、既存データのバックアップを取りたい場合にご活用ください。
対象ユーザー: BIZプラン（管理者権限・ユーザー・リーダー権限）、PERSONALプランのユーザー
前提条件: SUBLINE管理画面にログインできること
概要
クラウド電話帳の一括インポート機能を使うと、CSVファイルから最大1,000件の連絡先をまとめて登録できます。また、既存の連絡先データをCSVファイルとしてエクスポートすることも可能です。
お使いのプラン・権限による違い
一括登録で操作できる電話帳の範囲は、お使いのプランと権限によって異なります。
| プラン・権限 | 操作できる電話帳 | 共有グループの指定 |
|---|---|---|
| BIZプラン（管理者権限） | 共有電話帳 + 個人電話帳 | 可能 |
| BIZプラン（ユーザー・リーダー権限） | 個人電話帳のみ | 不可 |
| PERSONALプラン | 個人電話帳のみ | 不可 |
注意: 一括登録は既存データを削除して、CSVの内容で置き換える方式です。登録を実行すると、対象の電話帳に登録されている連絡先とお気に入り登録がすべて削除されます。この操作は元に戻せませんので、実行前に必ずエクスポート機能でバックアップを取ることをお勧めします。
手順1: 既存データをエクスポートする
※必ず行うべき操作ではありませんが、一括登録を行う前に既存の連絡先データをバックアップとしてエクスポートしておくことをお勧めします。
1-1. 電話帳管理画面を開く
- 管理画面にログインします。
- 画面上部のヘッダーにある 「電話帳管理」 タブをクリックします。
1-2. エクスポートしたい電話帳を開く
左サイドメニューの「クラウド電話帳」カテゴリから、エクスポートしたい電話帳を選びます。
・「共有連絡先」 — 共有電話帳のデータをエクスポートする場合（BIZプラン）
・「個人連絡先」 — 個人電話帳のデータをエクスポートする場合（BIZプラン）
・「すべての連絡先」 — 個人電話帳のデータをエクスポートする場合（PERSONALプラン）
※ 画面キャプチャはBIZプランのアカウントでログインした場合の表示です。プラン・権限設定の関係でメニュー項目が異なります。
1-3. CSVエクスポートを実行する
- 連絡先一覧画面の上部にある 「CSVエクスポート」 ボタンをクリックします。
- CSVファイルのダウンロードが始まります。
手順2: CSVテンプレートをダウンロード・編集する
2-1. 一括登録画面を開く
- 画面上部のヘッダーにある 「電話帳管理」 タブをクリックします（すでに電話帳管理画面を開いている場合はこの操作は不要です）。
- 左サイドメニューの 「クラウド電話帳」 カテゴリから 「電話帳の一括登録」 をクリックします。
2-2. テンプレートをダウンロードする
- 画面上部の 「登録用雛形をダウンロード」 リンクをクリックします。
- CSVテンプレートファイルがダウンロードされます。
2-3. CSVファイルを編集する
ダウンロードしたテンプレートをExcelやGoogleスプレッドシートなどで開き、下記の項目に沿ってデータを入力してください。
| 列番号 | 項目名 | 必須 | 入力ルール |
|---|---|---|---|
| 1 | 姓 | ○ | 32文字以内 |
| 2 | 名 | - | 32文字以内 |
| 3 | 姓かな | ○ | ひらがなで入力（32文字以内）。五十音順の並び替えに使用します |
| 4 | 名かな | - | ひらがなで入力（32文字以内） |
| 5 | 会社名 | - | 32文字以内 |
| 6 | 部署名 | - | 32文字以内 |
| 7 | 電話番号 | ○ | 複数の場合は「;（セミコロン）」で区切る。ラベルを付ける場合は「:（コロン）」の後にラベル名を記載 |
| 8 | メール | - | 複数の場合は「;（セミコロン）」で区切る。ラベルを付ける場合は「:（コロン）」の後にラベル名を記載 |
| 9 | 郵便番号 | - | ハイフンあり（例: 123-4567） |
| 10 | 都道府県 | - | 例: 東京都 |
| 11 | 市区町村以降 | - | 例: 渋谷区渋谷1-2-3 |
| 12 | 建物名 | - | 例: ○○ビル5F |
| 13 | 共有グループ | - | グループコードを入力（複数の場合はカンマ区切り）。BIZ管理者権限のみ有効。個人電話帳の連絡先では無視されます |
○ が付いている項目は入力必須です。未入力の場合はエラーになります。
電話番号・メールの入力例
090-1234-5678:携帯;03-1234-5678:会社上記の例では、「携帯」というラベルの付いた電話番号と「会社」というラベルの付いた電話番号の2件が登録されます。ラベルが不要な場合はコロン以降を省略できます。複数の値を登録したい場合はセミコロンで区切るようにしてください。
共有グループについて（BIZ管理者権限のみ）
一括登録画面の下部に、利用可能なグループコードの一覧が表示されています。閲覧できるグループの制限をかける場合は、テンプレートCSVの「共有グループ」列にグループコードを入力してください。未入力の場合、共有電話帳の連絡先は全メンバーで共有されます。
CSVファイルの保存について
- 文字コードは UTF-8 を推奨します。Shift-JIS、EUC-JP、7bit-JISにも対応していますが、文字化けを防ぐためUTF-8での保存をお勧めします。
- 一度に登録できる件数は 最大1,000件 です。
手順3: CSVファイルをアップロードして確認する
3-1. CSVファイルをアップロードする
- 一括登録画面の 「CSVファイルを選択」 ボタンをクリックし、編集済みのCSVファイルを選択します。
- ファイル名が表示されたら、「CSVの内容を確認する」 ボタンをクリックします。
- 確認ダイアログが表示されますので、「OK」 をクリックします。
3-2. 確認画面でデータを確認する
アップロードが完了すると、CSVの内容がプレビュー表示されます。
- 「登録可能なデータ」 セクション — 正常に読み取れたデータが表示されます
- 「入力不備のあるデータ」 セクション — エラーがあるデータが表示されます。エラーの理由が赤字で表示されますので、内容を確認してください
すべてのデータにエラーがある場合は登録できません。CSVファイルを修正して再度アップロードしてください。エラーのあるデータと正常なデータが混在している場合は、正常なデータのみ登録することができます。
BIZ管理者権限の場合: タイプの選択
BIZ管理者権限の場合、確認画面の各行に 「タイプ」 列が表示されます。行ごとに「共有」または「個人」を選択して、連絡先の登録先を指定できます。
- プルダウンで1行ずつ切り替えるか、テーブル上部の 「すべて共有」 / 「すべて個人」 ボタンで一括切り替えが可能です
- 初期値は「共有」に設定されています
BIZユーザー・リーダー権限・PERSONALプランの場合、タイプ列は表示されません。すべて個人電話帳として登録されます。
手順4: 登録を実行する
4-1. 警告内容を確認する
確認画面下部に、削除対象に関する警告メッセージが表示されます。内容をよくお読みください。
BIZ管理者権限の場合（CSVに共有・個人の両方が含まれるとき）:
一括登録を実行すると、既存の共有電話帳（全件）およびあなたの個人電話帳が削除され、CSVの内容で置き換わります。お気に入り登録も削除されます。この操作は元に戻せません。
BIZユーザー・リーダー権限・PERSONALプランの場合:
一括登録を実行すると、あなたの個人電話帳が削除され、CSVの内容で置き換わります。お気に入り登録も削除されます。この操作は元に戻せません。
4-2. 登録を実行する
- 内容に問題がなければ、「登録」 ボタンをクリックします。
- 確認ダイアログ「既存データが削除されます。本当に登録しますか？」が表示されます。「OK」 をクリックすると登録が実行されます。
- 登録が完了すると、「既存の連絡先を削除し、新たに○件を登録しました。」というメッセージが表示されます。